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5 façons d’augmenter la productivité d’équipe au bureau

5 façons d’augmenter la productivité d’équipe au bureau

2015 est commencé depuis un mois et c’est fou combien je vois des entreprises naître à Montréal. La tendance est réellement à l’entreprenariat. Même au bureau de Baron, la structure grandit, on collabore avec différentes entités: une hiérarchie doit s’installer et un système de gestion prendre place. C’est pourquoi j’ai décidé de faire une petite liste des choses à penser pour aider à la productivité en équipe. 

5- Aménagez l’espace bureau à votre avantage
À un moment donné, j’ai entendu une histoire à propos d’une entreprise où le grand boss d’équipe était toujours dans sa cage de verre et où l’équipe de production dans un tas, plus loin. Un jour, ils ont réaménagé tout l’espace en plaçant le grand boss au tout milieu et l’équipe de production autour. Apparemment, l’inclusion du grand boss au milieu des activités de son département a beaucoup aidé à favoriser l’économie de temps mais surtout la relation avec son équipe.

4- Des meetings moins longs, s.v.p.
Ça arrive trop souvent, des meetings sans chronométrage, où les intervenants croient être en session de brainstorm. Des rencontres d’équipe, ça doit être concis, surtout s’il y a plus d’une rencontre de planifiée dans la journée. Soyez tous à l’heure, exprimez vos points de façon la plus claire et courte possible et évitez de vous embarquer dans des histoires connexes qui entraîneront vos collègues à faire des commentaires et ainsi vous éloigner de votre sujet principal (et surtout de faire perdre les temps aux autres).

3-  Communiquez clairement
J’en parlais dans un billet sur les communications par courriel, il est important d’être clair, précis et de penser à une chose avant tout : d’éviter de faire perdre du temps à votre correspondant. Un peu le même principe que les meetings. En gros, si vous écrivez un courriel trop long, votre message risque de ne pas être complètement lu. À l’inverse, si votre message est trop court et sans contexte, votre interlocuteur risque encore de ne pas comprendre et vous renvoyer un courriel inutile pour que vous soyez plus précis… Y’en a pas de facile.

2- Soyez organisé numériquement
Pour les plus grandes entreprises, il y a des services pour vous installer des systèmes intranet à Montréal comme n’importe où ailleurs. Pour les entreprises à plus petit budget, il y a toutes sortes d’outils gratuits ou payants. Prenez par exemple tous les outils de Google pour le partage de documents, leur archivage ou encore pour les messages privés. Le but est d’avoir un endroit où centraliser les données et documents. Il y a aussi différents logiciels de gestion de projets qui sont disponibles pour aider à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

1- Faire des rotations de travail
Passer toutes vos journées devant un écran ou faire une activité à répétition peut devenir ennuyant et fatiguant. On ne veut surtout pas que votre travail devienne ennuyant. Durant l’été, si votre bureau ne possède pas d’air climatisé, les après-midis risquent d’être douloureux. C’est pourquoi il faut penser à faire des rotations ou planifier nos horaires différemment pour optimiser la productivité à toutes les étapes. Si les après-midis d’été sont trop humides et chauds, profitez-en pour faire les rencontres avec les clients au lieu d’entrer des données, par exemple. Si vous êtes trop longtemps devant votre ordi, programmez une alarme pour vous forcer à prendre des pauses et changer d’air ou simplement aller travailler ailleurs si vous le pouvez (dans un café à l’extérieur, ou encore ailleurs dans votre espace de bureau.)

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