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Rencontre avec Josiane Dumais, organisatrice d’activités pour congressistes

Rencontre avec Josiane Dumais, organisatrice d’activités pour congressistes

Le Palais des congrès de Montréal accueille plus de 6000 visiteurs par jour. Reconnu pour ses façades colorées et son espace commercial connecté au réseau piétonnier sous-terrain, les organisateurs d’événements apprécient tout particulièrement ses installations ultramodernes, qui ont été complètement mises à jour en 2012. Le Palais se targue de la qualité de ses services et de l’impression marquante que son architecture laisse sur les visiteurs.

Mais qu’en est-il des activités proposées aux congressistes qui séjournent à Montréal et souhaitent découvrir la ville avec leurs collègues, en-dehors des périodes de travail? Ces services ne faisant pas partie de l’offre du Palais, plusieurs organisateurs font appel à des fournisseurs indépendants afin de créer des moments propices aux discussions informelles et au « team-building ». Nous en avons parlé avec Josiane Dumais, une ancienne guide-animatrice ayant travaillé pendant plus de dix ans avec des groupes scolaires à Montréal, et qui fait maintenant exclusivement affaire avec des groupes corporatifs.

SG : Tu as été guide pour des écoles secondaires pendant plus de dix ans. Comment en es-tu venue à travailler avec des congressistes?

JD : En fait, j’ai une amie qui est en charge de la planification d’événements pour une firme de vérification – elle m’a approché pour me demander de l’aider à trouver des activités pour un groupe de 40 comptables. C’était en 2009 – on travaille ensemble à chaque année depuis. Plusieurs de mes autres clients m’ont ensuite été référés par des fournisseurs avec qui je faisais déjà affaire depuis longtemps (hôtels, traiteurs, compagnies de transport…).

SG : Est-ce que c’est payant?

JD : Disons que ça l’est plus que les groupes scolaires! Un autre avantage est celui de pouvoir travailler à l’année longue. Il y a une demande constante pour ce type de services. Depuis quelques années Tourisme Montréal fait la promotion des « voyages de motivation ». Il s’agit habituellement de courts séjours qui combinent le travail et le loisir. Les compagnies recherchent des activités qui resserrent les liens d’équipe et récompensent les employés.

SG : Quelles activités connaissent le plus grand succès?

JD : Ça dépend des saisons. L’hiver j’aime emmener mes groupes patiner au Parc Lafontaine, ou encore au Marché Bonsecours. L’été je leur propose des balades à vélo. La visite à des micro-brasseries de Local Montreal Tour est aussi très populaire. Les groupes américains l’apprécient tout particulièrement – les guides font déguster des bières artisanales qu’on trouve difficilement en-dehors du Québec. En plus ça permet de découvrir le Quartier Latin.

SG : Est-ce que tu prévois l’horaire des activités bien en avance?

JD : Les organisateurs d’événements avec qui je travaille planifient habituellement leurs congrès plusieurs mois en avance. Ils doivent s’assurer de la logistique des déplacements, de la disponibilité des salles de rencontres, de l’hébergement… Dans certains cas la recherche de commandites commence un an avant la tenue de l’événement! Malheureusement, les activités viennent souvent en dernier dans la liste des priorités. Il arrive qu’on soit obligés de jongler avec des horaires impossibles.

SG : As-tu des conseils pour les organisateurs de congrès qui prévoient séjourner à Montréal?

JD : Dans la mesure du possible, essayez de limiter vos déplacements. Il y a des chaînes d’hôtels comme le Days Inn qui affichent des prix très accessibles, en plus d’être à quelques minutes à pied du Palais des congrès et de tous les points d’intérêt. Vous vous sauverez ainsi des frais de navette et de taxi. Et n’oubliez pas que vos convives ont besoin de temps pour forger des liens et apprendre à se connaître – même si les voyages d’affaires coûtent cher, n’essayez pas de « rentabiliser » la dépense en surchargeant l’horaire de conférences et d’ateliers de travail.

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