Par Nelson Roberge

Aujourd’hui plus que jamais, les communications sont un élément clé dans le monde des affaires. Je ne parle pas ici de relations de presse ou d’outils promotionnels. Je parle de communication avec un grand C. D’une personne à une autre.

C’est tellement facile d’envoyer des courriels. On peut le faire à partir de n’importe où en utilisant son téléphone intelligent. Souvent, cette accessibilité nous porte à écrire rapidement et suivant l’impulsion du moment. Nous avons alors tendance à négliger certains éléments essentiels à la transmission claire et efficace de notre message.

Les communications par courriel engendrent plusieurs autres problèmes. Tout dépend de l’industrie dans laquelle on se trouve, mais des courriels et des correspondants, il en pleut. Des candidatures spontanées, des questions de partenaires, des propositions d’affaires, des échanges personnels, et j’en passe. Certaines petites entreprises ont même recours à une personne qui se consacre entièrement à répondre aux courriels et à les classer. Mais, lorsque tu fais tout toi-même, tu dois développer une méthode de travail efficace. Je ne prétends pas être le meilleur communicateur par voie de courriel, mais j’essaie de faire en sorte que tout soit le plus clair possible, et de minimiser les risques de malentendus. Parce que les malentendus, c’est du temps gaspillé.

Voici quelques problèmes que l’on rencontre souvent:

• Le courriel incomplet

Vous recevez un courriel sans mise en contexte. Vous connaissez la personne qui vous l’envoie, mais elle semble s’imaginer que vous êtes dans sa tête. Lorsque vous gérez plusieurs projets avec cette personne, si le message n’est pas clair, vous devez interpréter son contenu et, la plupart du temps, vous lui renvoyez un courriel avec un tas de questions. Perte de temps!

Pour ne pas être cette personne, assurez-vous que vos propos soient toujours ultra précis. Sans être condescendant, il est important de tout mettre en contexte. Commencez par introduire le sujet, puis expliquez le problème encouru et faites part de votre solution, de votre idée ou de votre commentaire. Le but est de minimiser le nombre de courriels échangés.

• Les courriels trop longs

À l’inverse du point précédent, le courriel trop long ne donne pas le goût d’être lu. C’est lourd et nous manquons souvent de temps. Pire qu’un courriel trop long, c’est celui qui, en plus, n’est pas coupé en paragraphes. La personne vous reproche ensuite qu’elle vous avait parlé de telle ou telle chose et que, si vous ne vous en rappelez pas, c’est parce que vous n’avez pas eu envie de lire son message. Perte de temps!

Pour ne pas être cette personne, si vous avez souvent beaucoup de choses à dire, séparez votre message en points. Faites des titres pour chacun de vos points et expliquez votre message de façon concise et précise. Facilitez la lecture le plus possible pour votre correspondant.

• Pas de réponse

Il n’y a rien de pire que les personnes qui commencent un échange de courriels et qui, soudainement, ne donnent plus aucune nouvelle. Vous attendez, vous ne savez plus ce qui en est, ça retarde vos plans. Est-ce qu’elle est toujours intéressée? Est-elle trop occupée? Est-elle tombée malade?

Pour ne pas être cette personne, si vous n’êtes soudainement plus intéressé au projet, dites-le tout simplement. Si vous êtes trop occupé, dites-le aussi: «Désolé, je suis très occupé en ce moment, laissez-moi la semaine pour vous répondre». Puis, n’oubliez pas d’ajouter cette tâche à votre agenda. Peu importe la raison, évitez de faire perdre du temps aux autres.

Et vous? Avez-vous des conseils à donner en ce qui concerne les communications et l’écriture de courriels? Racontez-nous vos anecdotes!